Word-Tipp: Perfekt im Team arbeiten

Microsoft Word 2016 unterstützt das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument perfekt. In Echtzeit und online!

Word-Tipp: Perfekt im Team arbeiten
Foto: laflor/iStock, Microsoft

Gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit

Zeitaufwändiges Versenden von Word-Dokumente per E-Mail war gestern. Mit Microsoft Word 2016 können Sie in Echtzeit und gleichzeitig mit Teamkollegen an Ihren Textdateien arbeiten, sich darüber unterhalten und Änderungen an Text, Layout und Formatierung im Blick haben.  

Voraussetzungen

  • Nutzung von Microsoft Word 2016 oder Word Online
  • Verwendung von OneDrive als gemeinsamem Speicherort
  • Speicherung der Word-Dokumente im Format „.docx“
  • Einladung von Mitwirkenden zur gemeinsamen Bearbeitung

OneDrive nutzen

Um OneDrive zu nutzen, benötigen Sie ein Microsoft-Konto. Mit diesem Konto können Sie (falls noch nicht geschehen) Microsoft Word mit OneDrive verknüpfen. Geben Sie diese Konto-Daten in Microsoft Word unter „Datei“ > „Konto“ > „Dienst hinzufügen“ > „Speicher“ > „OneDrive“ an.

Foto: Content Creation GmbH/Microsoft
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Wenn Sie nun Word-Dokumente mit „Speichern unter“ sichern, können Sie OneDrive auswählen: Einfach „OneDrive“ als Speicherort anklicken und den gewünschten Dateinamen vergeben sowie „Word-Dokument (*.docx)“ auswählen und auf „Speichern“ klicken.

Foto: Content Creation GmbH/Microsoft
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Datei freigeben & Kollegen einladen

Um ein Dokument für gemeinsames Bearbeiten freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie rechts oben in Microsoft Word 2016 auf „Freigeben“.

Foto: Content Creation GmbH/Microsoft
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2. Wählen Sie den Kontakt aus, der mitwirken soll und definieren Sie dessen Zugriffsberechtigungen.

Foto: Content Creation GmbH/Microsoft
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3. Personen, die Sie auf diese Weise einladen, erhalten eine E-Mail und können auf den Link des Dokuments klicken, um daran mitzuarbeiten.

4. Wenn Personen ein von Ihnen geteiltes Dokument öffnen oder verlassen, werden Sie benachrichtigt.

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5. Alle Mitwirkenden haben eine eigene Farbkennzeichnung, sodass klar ist, wer welche Beiträge einfließen lässt.

Kommentare

Gemeinsame Dokumente können alle Teamkollegen mit Kommentaren versehen. Dazu im Menü „Überprüfen“ auf „Neuer Kommentar“ klicken. Alle Beteiligten sehen wechselseitig die Kommentare und können darauf reagieren (antworten, auflösen, löschen).

Diskussionen

Dank der Integration von „Skype for Business“ können Teammitglieder via Skype diskutieren und so noch besser ihre Dokumente gemeinsam in Echtzeit erstellen. Auch ein Gruppenchat ist damit möglich.

Versionierung

Der Versionsverlauf sorgt dafür, dass Sie zu einer älteren Version zurückkehren können. Dazu finden Sie im Bereich „Aktivität“ eine Liste aller Änderungen angezeigt. Um eine frühere Version anzuzeigen, klicken Sie bei dieser auf „Version öffnen“. Sie können diese Versionen dann vergleichen oder auch wiederherstellen.

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