Die ersten Schritte zum papierlosen Büro

Weg mit dem Papierberg: Das papierlose Büro hat viele Vorteile. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die ersten Schritte machen, um ein Büro ohne Zettel-Wirrwarr einzurichten.

So wird Ihr Büro papierlos.
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Was ist ein papierloses Büro?

Vereinfacht gesagt werden beim papierlosen Büro alle Unterlagen digital abgelegt. Das Ziel ist, komplett ohne Papier auszukommen, sowohl in der Kommunikation als auch in der Dokumentation. Rechnungen, Memos und andere Aufzeichnungen werden nur als digitale Kopien abgespeichert. Auch eingehende Briefe werden eingescannt, gespeichert und danach meist geschreddert. Um ein wirklich papierloses Büro einzurichten, braucht man einige Hilfsmittel. Wir zeigen Ihnen, welche das sind.

Was steckt hinter dem Begriff?
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Die Basics

Die Grundlage eines papierlosen Büros stellen natürlich Desktop-PCs beziehungsweise Notebooks dar. Dabei gilt, dass für das alltägliche Arbeiten ein schneller Prozessor wichtiger ist, als – zum Beispiel – eine starke Grafikkarte. Eine Ausnahme bilden hier Kreative, die etwa Videos bearbeiten oder 3D-Modelle erstellen. Da viele papierlose Büros Cloud-Dienste nutzen, um Daten abzulegen, ist auch eine schnelle Verbindung ins Web über einen passenden Router erforderlich. Wenn Sie eine Cloud nutzen, ist es auch wichtig, auf einen hohen Upload-Speed zu achten, sollten Sie große Datenmengen hochladen wollen. 

Computer und Internetzugang bilden die Grundlage.
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Zusätzliche Gadgets

Mit ein paar weiteren Geräten kann man sich das Leben im papierlosen Büro weiter vereinfachen. Wer auch eingehende Briefe oder Dokumente einscannen und digital archivieren will, braucht natürlich ein passendes Gerät. Scanner eignen sich dafür am besten, eine Scanner-Drucker-Kombo ist natürlich auch eine Möglichkeit, obwohl der Drucker im papierlosen Büro nicht allzu oft zum Einsatz kommen sollte. Mit einem Schredder beziehungsweise Aktenvernichter können Sie die Post nach dem Scannen sicher und unkompliziert entsorgen. Um sicherzugehen, dass Ihre Daten in der Cloud nicht verloren gehen, legen Sie regelmäßig Backups Ihrer Unterlagen auf einer externen Festplatte an. So verlieren Sie keine Daten.

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